吉林省食品药品监督管理局关于印发《吉林省食品药品监督管理系统行政执法案卷管理和评查办法》的通知

各市（州、长白山）食品药品监督管理局，梅河口、公主岭、珲春市市场监督管理局，省局机关各处室、直属单位：

为加强行政执法案卷管理与评查工作，规范食品药品行政执法行为，提高办案质量和水平，根据相关法律、法规、规章，制定了《吉林省食品药品监督管理系统行政执法案卷管理和评查办法》，现印发给你们，请遵照执行。

 

 

吉林省食品药品监督管理局

2016年4月18日

吉林省食品药品监督管理系统行政执法案卷管理和评查办法

 

第一章  总则

第一条  为加强行政执法案卷管理与评查工作，规范食品药品行政执法行为，提高办案质量和水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国行政复议法》及其实施条例、《食品药品行政处罚程序规定》等法律、行政法规、规章的规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条  本办法所称行政执法案卷是指食品药品监督管理部门在实施行政处罚、行政许可、行政复议等具体行政行为过程中形成并已办结归档的卷宗。

行政诉讼相关文书、资料在行政诉讼结束后，亦应归档成卷。

第三条  食品药品监督管理部门应当将行政执法案卷管理情况和案卷评查的成绩，作为依法行政考核、绩效考评等评比性活动的重要内容。

第二章  案卷管理

第四条  食品药品监督管理部门对本级行政执法案卷应当实行集中保管，专人负责，设立统一的案卷室。

第五条  行政执法案卷应当在当事人履行完行政处罚、行政机关作出行政许可或者行政复议决定后15日内归档。

第六条  归档的案卷资料应当齐全、完整、准确。除需要现场制作的文书外，其它文书均应按要求进行打印。

现场书写的文书应当使用黑色、蓝黑色的墨水笔或签字笔，字迹应当工整、清晰。

第七条  行政执法案卷装订要整齐，纸张无破损，采用三孔一线的方法进行装订，文书材料的左边与下边必须对齐。若文书材料纸张规格过大应进行折叠，纸张规格过小应将原件粘贴于A4规格的空白纸上入卷。

第八条  案卷文书材料经系统排列后，除案卷封面、卷内目录、卷底外，应当逐页标注页码。页码统一使用阿拉伯数字，单面书写的文书材料标注在右上角；双面书写的文书材料正面标注在右上角，背面标注在左上角。

第九条  不能直接入卷、须另行保管的证物，可以将其照片入卷。

声像资料应当单独存放，并标明名称、数量、规格、内容概要、案卷编号、保管处所，同时制作备考表入卷，以备查调。

第十条  行政处罚案卷文书材料应当一案一卷一号，可以分立正、副卷。案件合议记录、重大案件集体讨论记录等内部文书材料，可以归入副卷，未经批准不得向当事人或者其委托代理人提供。

第十一条  行政处罚案卷文书材料应当按照行政处罚程序的客观进程及形成文书的时间顺序排列。

第十二条  行政许可案卷原则上实行一企一档一号。对同一申请人涉及申请、变更、延期、注销等情形的，每次办理的案卷材料应当独立装订，统一存放在一个档案盒中保存。

第十三条  行政许可案卷文书材料可以按照以下顺序装订：

（一）案卷封面；

（二）案卷目录；

（三）申请人提交的申请材料原件；

（四）受理过程中形成的各类文书原件，包括材料接收证明、补正通知书、受理（不予受理）通知书、送达证明等；

（五）办理过程中形成的各类文书原件，包括各类现场检查报告、检验检测报告、内部审批文书等；

（六）行政许可听证相关材料；

（七）重大行政许可决定集体讨论材料；

（八）行政许可公示材料；

（九）行政许可决定书及送达证明；

（十）许可证正本、副本复印件；

（十一）其它应归档的文件资料。

第十四条  行政复议案卷文书材料应当按照行政复议程序的客观进程或时间顺序排列。

第十五条  案件承办人是行政执法案卷制作人和责任人。案件办结后，案件承办人应当及时将制作完整的案卷移交案卷保管人员。

案卷保管人员应当对接收案卷质量进行复检，复检合格后予以登记。对已接收的案卷，应当在案卷封面左上角加盖“归档”字样印章，并按年度以及案卷编号顺序排列。

第十六条  案卷制作人和保管人员必须严格遵守保密制度，不得违反规定向任何人提供案卷资料或者扩大案卷利用范围，不得向他人泄露案卷内容。

第十七条  简易程序的行政处罚案卷保存期限不少于5年，一般程序的行政处罚案卷保存期限不少于10年，符合听证程序和经过行政复议、行政诉讼的行政处罚案卷保存期限不少于15年。行政许可案卷应长期保存，被许可人被依法注销或撤销2年后可以销毁该许可案卷。行政复议案卷保存期限不少于5年。

第十八条  保存期限届满的案卷，应当由本级办案机构和法制机构共同逐卷进行鉴定。对仍有继续保存价值的案卷应当延长保存期限；对可以销毁的案卷由案卷保管人员编制销毁清册，报请本级机关负责人审批。

食品药品监督管理部门应指定2名以上监销人员负责行政执法案卷的销毁。案卷销毁后，监销人员应当在销毁清册上签字。

第三章  案卷评查

第十九条  行政执法案卷评查工作由省级和市级食品药品监督管理部门按照层级管理分别组织实施，每年不少于一次。

第二十条  案卷评查应当坚持公开、公平、公正的原则，统一内容，统一标准。

案卷评查可以采取随机抽取、量化评价的方式进行。一般每个单位参加评查的案卷不少于10件；年度办结案卷少于10件的，可以按照实际数量评查。

第二十一条  食品药品监督管理部门内设法制机构负责案卷评查组织工作，纪检监察、稽查、审批等有关机构可以根据工作需要参与案卷评查，也可以从下级机关抽调人员共同参与。

第二十二条  行政处罚案卷评查应当包含以下内容：

（一）处罚主体及当事人是否适格；

（二）违法事实认定是否清楚，证据是否确凿，证据与违法事实之间是否具有因果关系；

（三）违法行为定性及处罚所适用的法律依据、条文是否正确；

（四）行政处罚程序各个环节是否符合法律规定；

（五）行政执法人员是否存在超越职权或者滥用职权的情形；

（六）行政处罚是否执行裁量规则和裁量基准，裁量的理由和依据是否准确；

（七）行政执法文书制作是否规范、完整；

（八）案卷的装订是否规范。

第二十三条  行政许可案卷评查应当包含以下内容：

（一）      行政许可主体和被许可人是否适格；

（二）作出行政许可的法律依据是否准确；

（三）行政许可的申请和批准材料是否真实、合法、完整；

（四）行政许可办理程序、时限是否符合法律规定；

（五）行政许可文书制作是否规范；

（六）案卷装订是否规范。

第二十四条  行政复议案卷评查应当包含以下内容：

（一）行政复议申请相关资料是否齐全；

（二）作出受理或者不予受理决定的程序是否合法；

（三）案件审理中调取的证据是否齐全；

（四）行政复议决定书是否完整、准确、合法；

（五）办理程序、时限是否合法；

（六）文书制作是否规范；

（七）案卷装订是否规范。

第二十五条  案卷评查可以采用百分制计分方式。案卷得分在9O以上的为优秀案卷；得分在8O-89的为合格案卷；79分以下的为不合格案卷。

食品药品监督管理部门可以对优秀案卷和不合格案卷集中展示，发挥案卷评查工作的激励与鞭策作用。

第四章  监督措施

第二十六条  下级食品药品监督管理部门应当在每个季度的最后一周，将本级全部行政处罚、行政许可、行政复议案卷以及行政诉讼的有关情况汇总，报上一级食品药品监督管理部门法制机构备案（参见附件）。直属单位行政处罚、行政许可案卷的有关情况，应当报同级法制机构备案。

备案情况应当纳入行政执法检查、依法行政考评等工作中。

第二十七条  案卷评查机关应当将评查结果印发通报，对被评查单位进行排名，累计三次被评为不合格案卷的案卷承办人应调离执法岗位。

第二十八条  对案卷评查中发现的一般性问题，评查机关应当及时归纳总结，并进行反馈；对程序违法、事实不清、适用法律错误等实质性问题，评查机关应当依法启动行政执法监督程序予以纠正，并依照有关规定追究相关行政执法人员的责任。

第五章 附则

第二十九条  本办法适用于省、市级食品药品监督管理部门。县级食品药品监督管理部门可以参照执行。

第三十条  本办法由省食品药品监督管理局负责解释。

第三十一条  本办法自发布之日起施行。